Política de retención de datos de IDS

Introducción.

Nuestra organización posee muchos tipos diferentes de documentos que contienen una variedad de datos, incluidos detalles del cliente, información de los empleados, así como también información confidencial sobre la organización y cómo funciona la misma. Estos documentos son una parte vital de nuestro negocio y es importante que nos aseguremos de proteger los documentos, y la información que contienen, a fin de garantizar el buen funcionamiento de la empresa y cumplir con los requisitos legales en vigor.

Hemos descrito los procedimientos establecidos para la retención, revisión y destrucción de los documentos que tenemos. El propósito de esta política, es garantizar que solo tengamos los documentos necesarios durante el tiempo que sea necesario y que, una vez que ya no sean necesarios, sean destruidos de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta política.

Esta política complementa nuestras políticas de seguridad y protección de datos y fue revisada por última vez en abril de 2019.

¿A quién es aplicable esta Política?

Esta política se aplica a todos los empleados de la organización, quienes deben conocer y cumplir con sus requisitos.

La persona, dentro de la organización, responsable de la protección de datos es Jan Chope y es responsable de mantener esta política y garantizar el cumplimiento de sus términos. Ellos pueden asesorar sobre cualquier problema relacionado.

¿Qué es un documento?

Esta política cubre tanto los documentos electrónicos como  aquellos que se encuentran en un sistema de archivo manual. Incluye correos electrónicos, bases de datos y los documentos que se encuentren en cualquier otro sistema operado por la organización. Los documentos pueden ser creados por la organización o creados en otro lugar y luego enviados a nosotros.

Retención de Documentos.

El programa de retención que a continuación se detalla, enumera los tipos de documentos que posee nuestra organización. La ley nos exige que no conservemos documentos por más tiempo del necesario y, por lo tanto, hemos establecido diferentes períodos de retención los cuales podrá observar a continuación.

Los períodos de retención se basan en los límites de tiempo establecidos por la ley para algunos documentos y, cuando no exista un período reglamentario, hemos establecido el tiempo según el tiempo que consideramos que será necesario. Una vez que se ha alcanzado el período legal, los documentos deben destruirse a menos que haya una buena razón para conservarlos (por ejemplo, procedimientos legales en curso). En tales eventos, la Persona Responsable debe tomar la decisión final sobre si los documentos se retienen más allá del período de retención mínimo.

Destrucción de Documentos.

Una vez que los documentos hayan alcanzado su período de retención mínimo, deben ser destruidos permanentemente a menos que haya una buena razón para mantenerlos y la persona responsable haya acordado un período de retención adicional.

Registros Manuales.

Luego de ser procesados, los registros manuales se trituran.

Registros electrónicos.

Los correos electrónicos se archivan (se eliminan de nuestro servidor de correo electrónico) una vez que han superado la fecha del período de retención mínimo.

Bases de datos: una vez que los registros hayan vencido más allá de su fecha de retención mínima, se eliminarán o anonimizarán.

Las copias de seguridad de la base de datos se conservan por un máximo de 2 años.

Periodos de documentos - Información legal o no personal.